ماذا أعني المعرفة المؤسسية؟ وتشمل المعرفة المؤسسية فهم العمليات والنظم وتفاصيل والمعايير والفولكلور، والقيم الثقافية، والمعلومات العامة التي تشكل منظمة. ويمكن إضفاء الطابع الرسمي للغاية (مثل دليل أسلوب نستخدمها هنا في زدنيت لإنتاج المواد)، أو أنها يمكن أن تكون مخصصة (مثل قائمة بسيطة من الملاحظات أو ملاحظات حول تفاعل العميل).
كما تبدأ من مواليد التقاعد، وهناك آخر، وغالبا ما السبب أكثر إلحاحا لالتقاط المعرفة المؤسسية. قوم ذوي الخبرة بدأت التقاعد. هذا هو التحدي بشكل خاص للشركات التي تنمو بسرعة الذين يحتاجون إلى توظيف المزيد والمزيد من الناس الذين تتحول إلى أن تكون الخبرة نسبيا في الوقت نفسه أفرادها الأكثر خبرة يغادرون. على مستوى المؤسسات (وحتى بالنسبة لبعض الشركات الصغيرة)، وهذا هو سبب كبير أن النظم المعرفية مثل واتسون آي بي إم ويجري نشر.
في جميع الحالات تقريبا (لهناك أبدا حقيقة عالمية حقا)، تمتد المعرفة المؤسسية في الوقت الماضي مشروع واحد أو المنتج. المعرفة المؤسسية هي المعلومات التي قد نعود وننظر يصل في غضون أشهر قليلة، أو في وقت لاحق سنوات.
على مستوى المؤسسة، غالبا ما يتم إضفاء الطابع الرسمي على التقاط المعرفة المؤسسية في النظم بدءا من تخزين وفهرسة (اعتقد شير) لالمعرفية (اعتقد IBM واتسون بناء على إحضار الوثائق).
ولكن لم يكن لديك لتكون جزءا من مؤسسة عالمية لالتقاط وتعزيز المعرفة المؤسسية. يمكنك أن تكون جزءا من دائرة صغيرة أو شركة صغيرة. حتى لو كنت بالقطعة، أنت أيضا، ويمكن التقاط المعرفة المؤسسية للرجوع إليها في المستقبل.
ما أسره
لذلك دعونا نقول لكم نتفق انها فكرة جيدة للحفاظ على المعلومات الهامة. كيف الحبيبية يجب أن تحصل عليه؟ وبعبارة أخرى، ما يستحق الادخار؟
توصيتي هي لكسر الأنشطة القبض على علمك إلى فئتين: وثائق غير منظم وثائق المنظمة. دعونا ننظر في كل بدوره.
يمكن أن الوثائق غير منظم يكون كل شيء من البريد الإلكتروني الخاص بك في إرسالها وأرشيف المجلدات إلى كومة كبيرة من ملفات PDF كنت قد جمعت على مر السنين. انها جداول البيانات، وثائق وورد، والعروض التي تستخدم برنامج أنتجت الشركة. باستثناء بعض الهيكل التنظيمي على مستوى المجلد، انها غير منظم أساسا والمنتشرة في مختلف الأجهزة في جميع أنحاء المنظمة.
بسبب التخزين (سواء المحلية أو في السحابة) غير مكلفة لذلك، انها تستحق الحفاظ على جميع تلك الوثائق. مع الهياكل التنظيمية المعتدلة (المجلدات، على سبيل المثال)، والقدرة على البحث جيدة، وليس هناك سبب مقنع المالي ليس لتخزين كل شيء.
القيمة التي سوف تجنيها يوم كنت في حاجة ماسة تلك الوثيقة القديمة يفوق بكثير التكلفة التي ينطوي عليها في تخزين. في الواقع، انها في الواقع أسهل فقط للحفاظ على كل ذلك من تكبد قرار التعب الأصيل في اختيار أي وثائق للحفاظ على أو القضاء عليها.
وثائق المنظمة تأخذ شكلا مختلفا. انهم الوثائق التي تحتوي على معلومات محددة، نظمت بطريقة فريقك يمكن الرجوع إليها. هنا في زدنيت، على سبيل المثال، لدينا دليل الأسلوب، قائمة إرشادات التنسيق كلمة (أي واي فاي مقابل واي فاي مقابل واي فاي)، وإرشادات حول كيفية استخدام قدرات مختلفة من نظام إدارة المحتوى لدينا في المنزل.
في عملي صغير، ولدي المستندات التي تحتوي على الملكية الفكرية والواجبات عنوان MAC، مفاتيح الترخيص لدينا العديد من المنشآت ويندوز، والمراجع المتعلقة بالحسابات والمؤسسات المالية، وهكذا دواليك. وتنظم هذه القوائم إلى وثيقة واحدة، لأن ذلك يجعل من السهل أن نرى كل منهم في مكان واحد.
الآن بعد أن قمنا تناول مفهوم المعرفة المؤسسية، ربما لديك بعض الأفكار حول ما قد ترغب في الحفاظ عليها. بعد ذلك، دعونا نتعلم كيف نفعل ذلك مع الأدوات المتاحة للشركات الصغيرة.
كيفية تخزين المعلومات ALL
قبل أن ننظر في موارد محددة، أن نضع في اعتبارنا أن البعض منكم قد يكون أمان فريد أو الاحتياجات التنظيمية. في حين أن معظم الخدمات التي سوف نناقش ديك أمنية جيدة بشكل معقول، إذا كنت تخضع لFERPA أو HIPAA القوانين (أو لوائح أخرى مماثلة)، فإنني أوصي لكم التحقق بعناية مع مقدمي للامتثال قبل استخدام خدماتها.
هنا في كامب ديفيد، لدينا شبكة مشاركة الملفات المحلية حيث نقوم بتخزين الوثائق مثل الكتيبات، وخطط الكلمة، وهكذا دواليك. لأن أصبحنا معتادين على استخدام الشبكة المنطقية التي قبل مؤرخة الخدمات السحابية، وانها النظام الذي يعمل بشكل جيد بالنسبة لنا، لقد استمر في استخدام هذه العمارة للعديد من وثائقنا. لقد تضاف لأنه مع صفائف معكوسة وحاليا النسخ الاحتياطي.
تدريجيا، لقد تم الانتقال الى مزيج من دروببوإكس، إيفرنوت، ومحرر مستندات Google، وهو ثالوث السحر أوصي بأن عليك أن تنظر أيضا. يمكنني استخدام دروببوإكس لمزامنة كل ما عندي من سطح المكتب. يوفر دروببوإكس لي أيضا من الوصول إلى معظم المستندات من خارج جدار الحماية. وقد أثبت هذا أن يكون مفيدا للغاية.
إيفرنوت ومحرر مستندات Google تخدم أغراض مماثلة عندما يتعلق الأمر تخزين الوثائق. هناك بعض الأسئلة حول الاستقرار إيفرنوت، والبقاء على قيد الحياة، ولكن أنا استثمرت جدا في المنتج لتخزين وثيقة غير الحرجة.
محرر مستندات جوجل هي كبيرة لكلا تخزين الملفات، والعيش، والتحرير التعاوني. أقضي الكثير من وقتي في اجتماعات الهاتف حيث يتم تسجيل مجموعة من 16 أو 17 مشاركا في جدول بيانات Google واحد، مع تحرير أظهرت حيوي للجميع في الاجتماع.
وتجدر الإشارة إلى أن مايكروسوفت لديها الحلول التي تعبر عن ثلاثة من هذه الفئات، من ون درايف كما التناظرية إلى دروببوإكس، إلى OneNote كحل بديل معقول لإيفرنوت، إلى تطبيقات مايكروسوفت أوفيس 365 على الانترنت للتعاون عبر الإنترنت. مايكروسوفت أيضا شير، شعبية على مستوى المؤسسة منظم المعرفة المؤسسية.
هناك أيضا، بطبيعة الحال، الويكي. الويكي هي التعاوني حسب التصميم ومفتوحة للجميع مع الوصول إلى تنظيم وإجراء تغييرات. استخدمت شركتي الصغيرة دوكو ويكي الممتاز لسنوات. أنا لم نقل في نهاية المطاف لنا إيفرنوت ببساطة لأنني كنت في محاولة للحد من عدد من الخوادم واضطررت للحفاظ شخصيا. خيار آخر بالنسبة لنا ربما كان للانتقال إلى خدمة ويكي استضافت مثل PBWorks أو زوهو المعرفة.
ما الذي يجعل كل هذه الأدوات قوية حقا هو البحث. وهذا جزء كبير من السبب في أنني أوصى تخزين جميع المستندات الخاصة بك، أم لا يكون لديك بنية التصنيفية بالنسبة لهم.
هذه الأدوات كلها الخدمة الذاتية، وغير مكلفة نسبيا، وسهلة لاقامة. لذلك حتى لو لم يكن لديك قسم تكنولوجيا المعلومات مخصصة، مضيفا طريقة لتخزين واسترجاع المعرفة المؤسسية هو مجرد بسيطة مثل خلق الدخول، وتوفير معلومات بطاقة الائتمان الخاصة بك.
مع مثل هذه الأدوات المتاحة، وليس هناك سبب أن الشركات والدوائر الصغيرة لا يمكن أن تقوم بدور أكثر نشاطا في تنظيم والحفاظ على المعرفة منظمتهم. لماذا السماح للشركات العملاقة على كافة المزايا؟
ما هي الأدوات والعمليات والمنهجيات بك الصغيرة والمتوسطة الحجم الأعمال تستخدم لتخزين والمعرفة المؤسسية الألغام؟ واسمحوا لنا أن نعرف في TalkBacks أدناه.
